Samkvæmt rannsókn sem nefnd er í grein í Wall street journal sögðu 47% aðspurðra að “of margir fundir” væri þeirra mesti tímaþjófur í vinnunni.
Mín reynsla er ekki að fundir séu of margir, heldur að slæmir fundir séu of margir.
Fundir eru algjörlega nauðsynlegir því það er þar sem stjórnendur leiða sitt fólk og samstarf milli starfsfólks þróast og eflist. Frábær fyrirtæki halda frábæra fundi og nota þá til að keyra fyrirtækið áfram. Slæmir fundir eru hinsvegar mun algengari og geta hreinlega dregið úr mögulegum árangri.
En hvað gerir fundinn góðan frekar en slæman? Byrjum á því að skoða hvernig slæmur fundur lítur út.
Hann byrjar of seint, sem eyðir verðmætum tíma vinnufélagana og skilaboðin eru skortur á aga. Þegar fundurinn byrjar fara umræður gjarna út af brautinni og ofan í kanínuholuna góðu. Það getur verið skemmtilegt en er ekkert sérstaklega árangursríkt. Fá mál eru leyst og fáar ákvarðanir teknar. “Við erum búin að ræða þetta, þannig að höldum áfram með fundinn” er frasi sem heyrist gjarnan á svona fundum. Þar sem fá mál eru leyst kallar það á fleiri slæma fundi síðar.
Ef þið kannast við þetta, hafið ekki áhyggjur því þið eruð ekki þau einu. Þetta er gríðarlega algengt. En góðu fréttirnar eru að það er hægt að gera eitthvað í þessu.
Level 10 fundir í EOS
Fyrirtæki sem vinna samkvæmt EOS stjórnkerfinu nota mjög árangursríkt vikulegt fundaskipulag sem við köllum Level 10 fundi (nafnið kemur frá einkunn sem fundarmenn gefa í lok hvers fundar, og þar er markmiðið alltaf að ná 10). Hver vikulegur fundur er í grunninn 90 mínútna langur (hægt að stytta eða lengja eftir eðli fundar).
Fundurinn fylgir eftirfarandi reglum:
- Hann er haldinn á sama dagi í hverri viku og á sama tíma.
- Hann fylgir alltaf sömu dagskrá.
- Hann byrjar á réttum tíma.
- Hann endar á réttum tíma.
Á fundunum fara fyrirtæki í EOS í gegnum eftirfarandi hluti:
- Púlsinn tekinn á fyrirtækinu þessa vikuna
- Hver og einn staðfestir að hafa lokið því sem lofað var fyrir fundinn.
- Málin tekin fyrir í forgangsröð, skilgreind, rædd og leyst, hvert af öðru.
Svo eru tvær reglur í viðbót:
Fyrri hluti fundarins fer í að staðfesta að fyrirtækið sé að fara í rétta átt og að allir hafi lokið því sem þeir hafa tekið að sér. Í þeim hluta er bannað að ræða hlutina. Þess í stað eru umræðumálin færð niður í þann hluta fundarins sem gengur út á að leysa málin.
Í seinni hluta fundarins er fylgt ákveðinni aðferðafræði við að leysa málin. Fyrst er þeim forgangsraðað þannig að mikilvægustu málin eru leyst fyrst. Síðan er mikilvagasta málið tekið fyrir með þvi að skilgreina rót vandans áður en lausnin er rædd og ákveðin. Þegar því er lokið er næsta mál tekið fyrir með sama hætti. Með þessu næst að klára mun fleiri mál og alltaf eru mikilvægustu málin leyst fyrst.
Þau fyrirtæki sem hafa innleitt EOS segja að fundarskipulagið hafi verið það fyrsta sem skilaði auknum árangri, og sá árangur kom í ljós strax í fyrsta mánuðinum.
Það er engin furða að þegar gengið er út af L10 fundum séu fundarmenn tengdari hver öðrum, því þeir vita að hverju aðrir í teyminu eru að vinna og hvar þeir eru að ströggla. Það gerir teymið sterkara og samræmdara. Þeir eru líka búnir að leysa úr fullt af málum og koma hindrunum úr vegi. Þetta gera þeim kleift að sinna sínu starfi betur og ná meiri framgangi í sínum verkefnum. Þá þarf færri fundi síðar þar sem L10 fundurinn er gerður til að leysa úr mörgum af þessum málum.
Hættu að halda slæma fundi. Kynntu þér EOS og verkfæri eins og L10 fundina.
